单位委员会及义工
甚么是委员会?
联检组干事和个别成员协助执行联检组的职责,但委员会通常承担联检组的大部分工作量。大多数单位设有常务委员会和专门委员会。常设委员会是每年持续负责的委员会,并在联检组的细则中加以规定。成员委员会、提名委员会和继续教育委员会都是常设委员会的例子——每个委员会每年都有责任,不管该股主席的工作计划如何。特别委员会是由联检组主席为在有限的、相对较短的时间内完成一项具体任务而设立的委员会。通常,专门委员会是为解决特定项目而成立的,如章程修订、战略计划制定、出版会议记录或其他书籍。还可能成立专门委员会来监督新项目,如新的奖项或奖学金。特别委员会与常任委员会不同,除非该股章程被中止或修改以取消委员会,否则常任委员会将发挥作用。特别委员会在会长任期结束时解散,除非其继任者重新成立并重新任命。如果一个特别委员会的职责发展为持续的责任,单位成员可以选择修改他们的章程,以建立一个新的常务委员会。目前的学会一级常设委员会和特别委员会名单载于http://BOB国际体育www.aka-wood.com/about/committees/.
常设委员会的组成,包括必要的委员人数、必要的代表、当然委员或其他预定委员等,一般由联检组章程规定。例如,章程可能规定,某股的提名委员会必须至少有3名成员,并由前任主席担任主席。在大多数情况下,委员会主席必须是AFS成员,但并非所有单位都要求委员会成员是AFS成员。除了要求之外,鼓励单位领导在任命委员会成员时考虑多样性——性别、种族/民族、代际、学科、地域等等。多样化的委员会更有可能在履行职责时考虑更广泛的多样性观点——创新始于汇集更多不同的想法。
与委员会和志愿者一起工作的其他建议见http://BOB国际体育www.aka-wood.com/about/Units/guidelines/using-committees-and-volunteers/
干事/执行会议的作用
主管人员和常务委员会主席的职务,都必须是有良好信誉的学会会员,在单位章程中有明确规定。例如,财务主管负责监测、记录和报告联检组的财务交易,通讯编辑负责每季度汇编和分发一份通讯给联检组成员,等等。但是,作为执行委员会(执行委员会)的成员,军官和其他股领导负有股成员、委员会主席等以外的具体责任。执行委员会成员作为该股成员的选举/任命代表,被赋予比其所担任的办公室或主席更大的权力。例如,单位EXCOM可能有权做出财务决策或进行其他单位业务,而无需咨询正式成员。因此,EXCOM成员必须积极参与、知情,并以审慎、认真的方式发挥作用。
主持商务会议
罗伯特的议事规则
我们大多数人都参加过计划不佳、主持效率低、效率低的会议。有些人可能经历过这样的经历:会议被边栏讨论、似乎永无止境的循环辩论、甚至被一个或几个直言不讳的与会者“劫持”。当会议是强制性的,我们别无选择,只能参加,不管会议开得有多好。但是,作为志愿者,AFS成员可以选择是否参加会议。通过提前计划和有效地领导会议,成员们会觉得你的会议很好地利用了他们的时间,并继续参加、参与和参与。
罗伯特议事规则是议会程序的“黄金标准”,正如AFS章程所规定的那样,是进行AFS和单位业务的权威指南。鼓励各单位领导熟悉《罗伯特规则》。虽然许多人觉得议会程序令人生畏,但《罗伯特规则》的存在有助于有效地举行会议,并以公平、透明的方式开展业务。当前版本的《罗伯特议事规则》是决定性的来源,但维基百科上关于《罗伯特议事规则》的条目提供了大量关于议会程序的信息,对大多数小组领导人来说是一个合适的介绍。其他快速参考资料可以在网上轻易找到,甚至可以分发给与会人员(http://diphi.web.unc.edu/files/2012/02/MSG-ROBERTS_RULES_CHEAT_SHEET.pdf).更深入的资源,专门为AFS领导人,“在罗伯特的秩序规则下举行会议:AFS单位领导人入门”,提供在http://BOB国际体育www.aka-wood.com/about/Units/guidelines/roberts-rules-of-order/.本入门手册介绍了正确的议事顺序,批准会议纪要,处理动议,动议类型,休会,记录会议纪要,并提供简短、易于遵循的指导。强烈鼓励单位领导在会议前复习入门,以熟悉罗伯特规则或刷新他们的知识。了解并遵循罗伯特规则将确保公平的审议过程,所有人都可以就某一问题发言,但任何人都不能主导讨论或强迫任何方向的决定。
虽然主持会议的职责是组长,但同时管理会议和国会程序是相当困难的。出于这个原因,按照惯例,在任何会议开始时都应任命一名议员。这是协会的宪法顾问。如果你的联检组没有正式承认的议员,可请出席会议的任何熟悉议会程序的人在会议期间担任这一职务(联检组的前议员或前任主席往往是很好的选择)。这个人将帮助保持会议和业务流程的正常进行,并符合Robert的议事规则。
领导们通常知道他们要代表他们的部门完成什么任务,但不确定如何按照罗伯特的规则处理业务的一些手续。在许多情况下,有多种方式来完成业务,其中一些比其他更容易和更直接。AFS宪法顾问是一个很好的资源,可以提供关于罗伯特议事规则的信息,以及准备供该单位或理事会审议的动议。
有关运行AFS单元业务会议的详细信息,请参见http://BOB国际体育www.aka-wood.com/about/Units/guidelines/conducting-business-meeting-guidelines/而且http://BOB国际体育www.aka-wood.com/about/Units/guidelines/roberts-rules-of-order/
年会策划
AFS有许多建议和资源,可协助单位选择场地和场地,酒店承包,会议策划和举办贸易展览。联系AFS会议经理,以获得更多信息和帮助。
决定地点
与会者出行的便利性、机票成本、吸引力、步行距离、每晚酒店价格、会议成本都是重要的考虑因素。一定要考虑隐藏成本的可能性。例如,根据租金定价,许多酒店看起来很有吸引力,但食品和饮料的成本可能会使整个活动的成本是附近酒店的两到三倍。AFS总部办公室的工作人员可以帮助您评估不同的地点和场地,并为其他可以协助大型活动规划和管理的服务提供商提供建议。
协商酒店,会议空间和其他合同
向您要求的区域内的目标物业发送RFP(征求建议书),只有能够满足您要求的物业才会回复。仔细阅读对方的回复,如果你对某些条款不清楚,要求对方用更直接的措辞,或者提出修改/还价。小心合同上的减员承诺。最好是要求会议室和活动空间太大,而不是后来要求更多的空间。一旦签订了酒店合同,增加额外的空间将是非常昂贵的。如果你去的是淡季地区,几乎所有东西都是可以商量的,包括食品和饮料的价格。
管理登记
有几家公司收取人均0.99美元至4.00美元不等的费用,加上3%的银行注册管理费。AFS工作人员可以就服务提供商提供一些建议。
举办贸易展览
吸引参展商可能很困难。瞄准现有的个人关系以及联邦和州/省机构的从属关系通常是有效的。在本届会议结束时发放明年的展位登记表也会引起现有参展商的兴趣,特别是如果展会成功的话。在会议间隙,确保与参展商保持联系,并提供关于即将到来的会议的最新信息。提供成为赞助商或参展商的好处,并尝试在展会上进行额外的活动,以保持在淡季的流量。额外的活动包括烹饪示范、网络cafés、休息时间或抽奖。在会议期间,定期与参展商进行检查,确保没有问题。
进行抽奖,无声或现场拍卖
尽量提前从供应商、工匠、钓具和钓鱼制造商、娱乐和工业供应商、体育用品商店或其他潜在的贡献者那里征求物品。要求最后期限收到物品,并分发一份拍卖物品的清单,以引起与会者的兴趣。考虑为“高价”物品举行现场拍卖,如个人游艇、导游/旅游等,因为这种方法通常是鼓励竞标者之间友好竞争的最佳方式,并增加这些物品产生的收入。
为特殊出席者和其他客人做准备
除了您的会员和领导,还要考虑其他可能参加您的会议并需要住宿或帮助的客人。这些可能包括希望正式参加业务会议、全体会议或其他活动的其他AFS部门领导(例如,协会官员通常参加分部和其他部门的会议,并代表协会向会员或执行委员会发言)或可能不熟悉会议地点或其他方面的国际与会者或其他客人(例如,受邀的全体会议发言人)。这些人可能需要更多关于后勤、住宿等方面的信息,所以一定要提前计划,并在需要时提供帮助。