美国佛罗里达州一章的渔业协会(BOB中国官方下载BOB国际体育https://units.BOB国际体育www.aka-wood.com/fl/),我们有一个财务处长官的位置,可以举行任期超过一年。我被选为这个职位在我们2015年度会议。所有其他的执行委员会的立场(总统当选总统,前任主席,学生亚基总统)在章有一个为期一年的任期限制。当我回想起,佛罗里达章一直幸运地有一个合格的财务处长的历史,所有这些有一个注意细节的人格类型。如果你担任这个角色的AFS单元,你知道这是最耗时的官的位置。如你所愿,财务处长的主要职责是:(1)将所有章的官方记录;(2)收集和收集的任何基金托管人或分配给章;(3)执行委员会授权的支付基金或会员;和(4)提交的记录收支年度章会议。在这些关税,所有章的财务处长准备和分发分钟会议,通知其他AFS单元的变化官员,负责所有注册章年会活动,维护会员列表,提供投票选举,维护的所有历史记录章,章年会准备财务报告,最后保持财务记录,并负责一章的银行账户。

至于佛罗里达的财务章,我们的目标是保持在总资产接近100美元。这些资产主要分为摩根士丹利(morgan stanley)的投资/支票账户,富国银行的支票账户,第二摩根士丹利(morgan stanley)投资占我们的学生奖学金颁奖典礼。本章还维护了一个贝宝和广场占接受在线和现场支付。这两个支付网关的主要原因我们有富国银行帐户,因为摩根士丹利(morgan stanley)不接受直接从这些存款服务。就像我说的,我们尽量保持在总资产接近100美元,但这有时会起伏的股票市场和章支出。沿着同样的路线,我相信佛罗里达章做了一个很好的工作的“非营利”实体。我们不坐拥大量现金只是为了拥有它,我们试图提供的金融需求和执行委员会成员,同时维护金融偿付能力。我和我们目前的执行委员会相信同样的咒语。然而这确实导致几年的章已经失去了钱,但这并不意味着我们在财务困境。我们试图尽可能慷慨章其他AFS单元,我们的成员,特别是我们的学生会员。 Our Chapter awards two annual scholarships, funds all student travel to our annual meeting, and funds travel to AFS Divisional and Annual meetings for those who solicit funds. We also invest heavily in the costs of hosting a Divisional or Annual meeting, knowing that we will likely recoup our investment in addition to turning a profit. In fact, our chapter spent close to $17k toward the hosting of the 2017 AFS Annual meeting in Tampa, FL.

虽然我们主办2017年在坦帕AFS年会是一个巨大的金融投资的一章,它也是一种奖励和教育经验的章的主持团队成员。举办这次会议对我来说是一个特别教育经历的预算和财务章的椅子。我学到了很多关于如何举办一次成功的国际级别会议;不仅工作和个人的时间你必须提交,但也多少移动部件需要举办一个AFS年会。对我个人和其他主机团队成员第一可动部分我们必须到位,可能最重要的,是有购买和支持州和联邦机构和大学领导让员工工作非常耗时的任务会议举办的国际水平。我们有许多州一级机构负责人写信支持举办的坦帕会议,包括国家机构的主任我工作,佛罗里达鱼类和野生动物保护委员会。这对我来说是特别重要的,因为我大部分的时间在工作中,在过去的4到5个月的会议上,花在我的职责是坦帕会议预算和财政的椅子上。另一个极其重要的部分,必须落实到位是选择一个好的主机章团队。我们的坦帕队的两个大会主席,特拉维斯Tuten克里Flaherty-Walia,做了一个出色的装配2017 AFS规划委员会会议。他们还做了一个很棒的志愿者从坦帕队章到规划委员会的位置他们知道某些人会茁壮成长,导致一个非常强大和主机章团队能力。 Our host team also did a great job of really nailing down all the roles and responsibilities for all meeting planning committee members, not only for Chapter level team members, but also team members at the AFS Divisional and Headquarters level. This was accomplished by assembling and signing a Memorandum of Understanding or MOU, which listed everyone’s roles and responsibilities and how the Tampa meeting’s profits would be split between the Chapter, Division, and Headquarters.

对我坦帕会议预算和财政责任的椅子是首先保持一章当地所有会议费用的预算和收入水平和工作在AFS总部对整个年会的预算。我也有一个大的手在坦帕会议筹款和赞助。不仅赞助款项直接向我来,但我也有助于寻求赞助。的赞助款项,我开了一家当地的富国银行支票账户专门为2017年的坦帕会议。章预算水平,我被详细记录所有的赞助,所有学分和2017坦帕会议支票账户的借方,和所有佛罗里达章学分和借记相关的会议。详细记录也意味着有纸和所有金融材料的扫描副本。我也负责收集所有从会议的赞助商标志,这是一个更大的比我起初以为交易,因为商标是保存在不同的文件格式打印目的。

除了跟踪所有赞助标识外,我还负责为赞助商提供发票和收到一次赞助我负责跟进谢谢你写信。一旦会议了,事情并没有慢下来,我必须承认,参加会议对我来说并不是一个完全愉快的经历,因为我跑这么多的时间在坦帕。在坦帕会议上,我负责跟踪所有会议项目的销售(t恤、杯子和产卵运行衬衫)和抽奖活动/无声拍卖物品。这意味着分散,收集所有现金和ipad /平方每天读卡器相关的这些物品的销售。,你的责任预算和财政的椅子不结束会议结束时,花了一些时间来总结所有的数字然后用AFS员工工作协调会议预算。总而言之,这是一个非常耗时的工作,一个很大的责任,但同时奖励。我终于能喘口气的最后一天的会议,最后是我们的坦帕队完成了。然而,我只是现在,七个月后,坦帕会议上,几乎完全被我的实际工作数据积压而准备和举办年会。我分享这些见解帮助设定预期而不是劝阻某人承担这个角色或从你的章举办年度会议。就像我说的,这是一个非常有益的经验。 Plus, the Florida chapter helped deliver a great meeting experience to over 1,600 attendees and we had a chance to showcase regional fisheries issues while sharing some wonderful Florida hospitality. Lastly, I would like to thank everyone at AFS headquarters and on our Tampa team who helped put on a successful annual meeting.

凯文·约翰逊是一个淡水渔业生物学家的鱼类和野生动物研究所佛罗BOB国际体育里达鱼类和野生动物保护委员会。他可以达成的(电子邮件保护)