财务管理

AFS国际渔业部门主席Bob Hughes将国际渔业科学奖颁发给Ray Hilborn。BOB国际体育

任何组织的财务官的主要职能是跟踪和保护他或她所属实体的资产。对大多数金融服务系统单位来说,财务管理主要是财务主管或秘书/财务主管的责任,但财务决策和问责制也涉及其他单位领导,通常是执行委员会成员。以下是所有单元的基本财务管理职责和责任清单,通常由司库处理。

维护本股的财务记录

联检组财务主管的责任是保持准确的财务记录并及时向联检组提出报告。所有AFS单位,特别是AFS单位集团免税的单位,都被鼓励使用日历年(1月至12月)作为财政年度。

选择一个支持交易处理、报告和记录的财务管理系统

单位财务主管有责任制定并遵循支持该职位主要职能的财务管理制度。收付实现制会计方法和权责发生制会计方法(遵循公认会计原则- GAAP)都是可以接受的,根据这种方法,收入和费用项目在获得或发生时被确认,即使它们可能尚未以现金形式收到或实际支付。有许多小的会计软件包和在线订阅系统,可以很容易地为财务主管在任何会计基础上跟踪这些信息。一些单位也能有效地使用MS Excel。

维持一个独立的单位支票帐户

单位资金必须有一个独立的支票账户,这是非常重要的。这些资金不能与任何其他组织或个人的资金混合使用。支票帐户必须以单位的名义开立,并使用单位的雇主识别号码(EIN)。每个单元都是独立于其他单元以及AFS的实体,并且不得使用任何个人、其他单元或组织的EIN。如果您不知道您的单位EIN,请与AFS总部办公室联系以获取信息。AFS总部办公室将根据需要协助新单位获得ein。

理想情况下,所有的单位支票帐户都应要求两个人在支票上签字;然而,这种做法可能并不总是可行的。如果一个单位不能使用两个签名,无论出于什么原因,另一名官员应始终审查和授权支付账单,特别是如果金额超过一定的阈值,例如1000美元。有些单位由于手头资金有限,只开设储蓄账户,以避免每月的账户费用。这种方法也是可以接受的,但是Unit仍然应该遵循关于签名、帐户名称和EIN的指导方针。

财务控制程序

司库还应确保联检组内存在和运作强有力的程序和控制。除非联检组的其他干事了解和采用这些程序,否则这些管制就不能被认为得到有效执行。在这方面,联检组的另一名干事应经常审查每月银行对账单及其帐户核对表,以确保不存在异常情况、未核对的项目、不正常的受款人或支付数额。此外,鼓励所有单位编制年度预算,确定来年的预期收入和费用。财务记录也应按照联检组细则或程序的规定进行定期审计;每年进行审计是典型的做法,也是推荐的做法。作为其受托责任的一部分,联检组干事应审查每月财务报告,并就本年与预算之间的差异提出问题,如果适用,还应就年度与年度之间的差异提出问题。

提交所有必需的纳税申报表

本股财务主管负责本股所有财务文件的归档。这些文件可能包括联邦表格990系列(请访问www.irs.gov下载第557号出版物,“贵组织的免税地位”,以获取更多信息),州所得税申报表(如果州要求),州销售和使用税申报表(如果州有销售和使用税,且单位在州注册且未获得豁免),个人财产税申报表(如果适用),以及营业执照。应注意确保在贵股的永久档案中保留一份申报表副本。各单位为独立实体,不得使用其他单位/组织的商业登记或营业执照。

单位税收征管与免税地位恢复

AFS举办了关于单位税务管理的网络研讨会,内容包括纳税申报和豁免状态恢复。现在所有单位领导都可以参加这个网络研讨会,特别是财务主管或处理单位财务的人。内容集中在恢复免税地位(对于那些已经被撤销免税地位的单位),也将审查非营利税收的背景信息。这次会议是一个很好的机会来了解这个重要的单位管理职责。

点击此链接观看网络研讨会:https://attendee.gotowebinar.com/recording/4854741166747866115

其他报税资源:

如何提交表格990-N(电子明信片)

年度990-N表格(电子明信片)申报:为确保继续认可分会的免税地位,所有年度总收入不超过50,000美元的AFS单位必须在每年5月15日之前提交990-N表格。总收入超过这一门槛的单位可以使用表格990或表格990- ez进行申报。AFS建议分会司库填写表格990-N。如果分会司库不能提出申请,则应由分会会长提出申请。有关在哪里以及如何提交的信息可在以下网址获得https://www.irs.gov/charities-non-profits/annual-electronic-filing-requirement-for-small-exempt-organizations-form-990-n-e-postcard

年度文件需要关于该单位的非常基本的信息,只需几分钟即可完成。重要提示:连续三年未申报的单位将自动失去免税地位,必须自行申请恢复或单独免税。

提供一份该组织申请联邦所得税豁免的复印件

所有免税组织必须向公众提供一份该组织的联邦免税申请副本,以及发送给国税局或从国税局收到的任何相关文件的副本。(国税局通知88-120)。必须允许在正常工作时间内对该组织的主要办事处以及至少有三名全职带薪员工的任何区域办事处进行检查。组织没有义务向请求者分发材料的副本,但必须允许请求者自由记录或允许他或她复制。组织可以要求书面请求以提供副本,也可以选择邮寄信息来代替检查。一些非营利组织在其网站上公布990表格,以应对公众检查的行政挑战。像Guidestar这样的组织私下收集并在他们的网站上发布这些信息。

特殊税务考虑

为了使单位财务主管能够履行这些职责和责任,他或她必须了解501(c)(3)联邦税务地位组织的特殊特征,以及联邦、州和地方法律与AFS单位的运营和活动的关系。应该强调的是,所有AFS单位都是独立于AFS本身以及彼此之间的实体,尽管大多数单位已通过AFS母组织下的IRS单元组豁免获得501(c)(3)地位。

501(c)(3)状态

AFS及其单位享有501(c)(3)非营利性慈善组织的特殊地位。这些组织不仅免除了相关业务收入的联邦所得税(RBI),而且对AFS及其单位的捐赠者和捐款人有一个明显的优势,即只要遵循某些准则,个人和公司都可以扣除他们的捐款作为慈善捐款。作为501(c)(3), AFS及其单位也必须遵守其活动的某些限制。最重要的限制是禁止501(c)(3)组织从事直接或基层的游说活动(地方、州或联邦)。任何呼吁行动或涉及具体立法的游说活动通常都被认为是游说,无论是由AFS总部还是各单位进行,并可能导致该组织501(c)(3)地位的撤销。请注意,AFS或其成员可能参与国会简报,但这些仅为教育/信息。对所有非营利组织的另一个限制是,其项目和服务必须符合并支持其豁免目的——就AFS及其分支机构而言,该目标是促进渔业专业的保护、管理、教育和科学进步。BOB国际体育

联邦、州、地方和个人所得税:

作为501(c)(3), AFS免征与其免税目的相关的活动的联邦所得税(与不相关的收入有几项免税)。然而,非营利组织不能自动免除州所得税或其他类型的税。一旦一个非营利组织获得了联邦所得税豁免,它也可以在它开展业务的州申请所得税豁免。AFS已向马里兰州申请并获得所得税豁免,由每个单元申请州所得税豁免和可能提供的任何其他豁免。此外,大多数州要求筹集资金的组织必须注册才能进行慈善募捐活动。

国家销售和使用税

免除联邦和州所得税并不能自动免除非营利组织的州销售和使用税。

个人财产和房地产税

免除联邦和州所得税也不会自动免除非营利组织的州或地方个人财产税或房地产税。

营业执照

虽然AFS是非营利组织,但作为公司和法人实体,必须在其所在的州和地方司法管辖区注册经营。AFS在马里兰州注册。各单位可自行在本单位所在地的州申请营业执照。

商业保险

AFS提供以非常合理的价格购买涵盖单位的一般责任保险政策。单位应仔细考虑增加董事责任、财产、事件取消和职业责任等其他商业保险是否具有财务意义。有关一般责任计划的更多信息,请联系AFS总部办公室。

如果包含在AFS单元组豁免中,则将财务信息转发到AFS总部办公室

作为集团豁免的一部分,AFS必须每年向IRS报告任何影响此类豁免的变化。

提供一份单位最近的990纳税申报表副本(如果单位已提交)

许多免税组织必须提供其最新的三份990表格供公众查阅(如果一个单位被要求提交一份)。除组织贡献者名单外,所有与表格990一起归档的附件的时间表都必须提供。

慈善捐款/捐款与商业开支

根据美国国税局的规定,支付给AFS及其子公司的款项可以被归类为商业费用或个人或公司的慈善捐款。这种区别对收款人来说非常重要。一般来说,会费、出版物订阅费、会议和会议费用、继续教育费、广告费等都被认为是业务费用,这意味着个人或公司可以酌情在纳税申报表上扣除这些费用。如前所述,AFS及其单位是501(c)(3)组织,可以从个人和公司获得免税的慈善捐款。

包括会费报表和邀请信的披露

会费通知应包含以下语言:“对本组织的捐款或礼物作为联邦所得税的慈善捐款可免税。但是,缴纳会费和订阅会费不能作为慈善捐款免税。”

签署合同的法律权威

只有经选举和任命的AFS各单位的官员在法律上被授权签署合同,使该单位承担财政支出或其他有约束力的协议,除非这些官员之一已将权力授权给另一方(授权必须以书面形式合法)。换句话说,没有适当的书面授权和批准,联检组成员不得批准开支或使联检组采取行动。这包括申请赠款、购买商品和服务、会议酒店等。

邮政许可证及收费

AFS,作为一个非营利组织,享受各种类型邮件的邮政费率降低。各单位也可以自行申请免征特惠税率;但是,单位不能使用AFS的联邦身份证号码。

筹款募捐

有些州要求有募捐许可证才能向该州的公众(非会员)募集资金和捐款。请与AFS总部办公室联系以获得AFS发展政策的副本,该政策提供了募捐的指导方针。