AFS程序协会官员
美国渔业学会的领导权授予它的BOB中国官方下载六名官员。BOB国际体育
AFS历任总统- 2014
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TOC
•所有高级管理人员的一般职责
•美国渔业学会干事服务谅解备忘录样本BOB国际体育
•执行董事继任计划
•执行主任的业绩评估
•目的
•作文及会议
•理事会会议议程
•理事会成员的职责
•管理委员会
•利益冲突政策和程序
•利益冲突-披露表格
•编写提交理事会报告的准则
•董事会报告格式
•向理事会提交的年中报告
•电子投票程序
美国渔业学会的领导权授予它的BOB中国官方下载六名官员。BOB国际体育其中包括由全社会投票选出的五名(非领薪)干事和由理事会选出的第六名(领薪)干事执行主任。选举产生的5个职位分别是副总统、副总统、当选总统、总裁和前任总裁。
军官一般为学会服务五年，逐步晋升军官职位等级。这种结构确保了领导的连续性，并确保每个人在担任AFS主席这一最重要的职位之前了解协会的全面运作。
前任总裁和AFS总裁的职位分别由AFS现任总裁和当选总统自动填补。当选总统、第一副总统和第二副总统的职位每年通过投票选举产生。一般来说，选票上只列出现任第一副总统作为当选总统候选人，只列出现任第二副总统作为第一副总统候选人。第二副总统候选人的产生有两种方式，一是通过提名委员会(每年运作)，二是通过请愿。
如有必要，AFS官员政府机构与AFS之间必须签署谅解备忘录。下面是这种谅解备忘录的一个例子。返回菜单
在以下几页和以下各章中，对军官职责的具体描述强调所需的行动职责。然而，最重要的责任是领导协会和专业。在选举产生的官员任职的五年内，这个人必须是值得信赖的、客观的和有效的专业代表。作为会员的代表，每一位协会干事必须代表全世界渔业专业人员的关切。BOB国际体育他们必须利用自己的知识和经验，以对我们社会重要的资源和人员产生长期有益影响的方式指导这一职业。
所有官员都是理事会的成员，并应出席所有会议并代表社会层面的关切。他们必须完全熟悉协会的章程、规则、程序和其他计划和政策。此外，他们必须充分了解协会的财务和经营状况，以便向会员解释这些方面。
学会干事和单位干事是会员向理事会和学会工作人员表达关切的主要渠道。因此，他们必须与各种背景和专业就业的成员广泛沟通。他们必须寻求机会与协会成员会面，倾听他们的兴趣和关切。
选举产生的干事每天都要全面参与AFS的事务，因此，他们在管理委员会和理事会中将分会和科的观点和见解结合起来，带来社会层面的观点和见解。通过作为管理委员会成员、理事会成员和广大成员的参与，选举产生的高级管理人员层级有助于加强每个高级管理人员的网络、关系建设和理解。
虽然从未对这些责任作出时间承诺，但预计社会干事将减少他们对其他专业活动的参与，包括对AFS单位活动的参与。此外，期望协会官员的雇主将把他们的AFS责任视为其工作的主要组成部分，并尽可能充分地保护他们免受辅助或短期通知的工作分配。
如《宪法》第三条C款和本程序其他条款所述，每一官员都有具体职责。个别人员的具体职责包括:
总统
- 根据宪法授权进行任命，包括任命常务委员会;
- 根据需要设立和任命专门委员会和顾问;
- 行使因学会和理事会的行动而产生的责任;
- 主持所有社团、理事会和管理委员会会议;
- 在理事会闭会期间向执行主任提供指导;
- 每月发表一篇评论，以便列入《渔业》;BOB国际体育
- 为理事会的年中会议和年会准备扶轮社的活动及现况报告，并为年会准备扶轮社的报告;
- 通过策划全体会议、监督地方安排和计划委员会、与扶轮社工作人员合作，为扶轮社年度会议作出贡献;推进会议主题;协调人员出席各类会议;
- 与社长当选人合作，发展与扶轮社年会同时举行的理事会务虚会;而且
- 监督执行主任的评估工作，并就执行主任的合同进行谈判。
当选总统
- 在总统临时或永久不能行事时，承担该人员的职责;
- 担任董事会和管理委员会的投票成员;
- 两年后担任本会年会的安排委员会及计划委员会委员;
- 担任以下委员会的成员:
(1)卡尔·r·沙利文渔业保护奖委员会主席;
(2)杰出服务奖委员会主席;
(3)委员委员会，委员;
(4)资源政策委员会委员;
(五)电子服务谘询委员会委员;
(6)出版物概览委员会委员;
- 参与总统和执行董事就协会业务进行的日常沟通。
第一副总裁
- 在当选总统暂时不能行动和服务时，承担当选总统的职责;
- 担任理事会和管理委员会的投票成员:
- 筹备在三年后成立地方安排委员会年度社团会议;
- 任职于下列委员会，任职方式如下:
(1)奖项评审委员会;
(2)委员委员会;
(3)卡尔·苏利文自然保育奖委员会;
(4)道德及专业操守委员会;
(五)决议委员会。
第二个副总统
- 在第一副总统暂时不能行事和服务时，承担该副总统的职责;
- 担任董事会和管理委员会的投票成员;
- 为四年后的扶轮社年会挑选计划委员会主席;
- 任职于下列委员会:
(1)成员委员会;
上诉委员会;
(3)优良服务奖委员会。
直接的前任主席
- 担任董事会和管理委员会的投票成员;
- 对协会职员进行年度执行董事评估和面谈;
- 任职于下列委员会:
(1)前任总统顾问委员会;
(2)总统渔业养护奖委员会;
(3) William E. Ricker资源保护奖委员会;
(4)退休委员旅游奖励委员会;
(5)提名委员会，委员。
人们期望协会干事将参与对协会职能至关重要的关键活动。此外，预计干事将使用雇主或其他实体提供的资金(如果有的话)，然后再要求协会提供资金来支付与活动相关的差旅费用。然而，在某些情况下，高级人员无法证明使用协会提供的资金以外的资金来支付差旅费用。例如，总统的角色之一是代表协会出席一些国际会议;这些费用需要由协会和东道国承担。
年度旅行计划流程:每位人员须于11月30日前提交下一历年的旅行计划建议。该计划将具体说明活动、地点、日期和预计需要的旅费。允许的旅行费用将不超过联邦制度下的费用。执行主任将汇编所有请求，并与干事合作满足这些请求。
社会旅行计划的其他考虑因素包括:
- 协会会长主持年会时的差旅费用将包括在年会预算中。
- 对于年会，预计大多数官员能够负担出席例会的大部分或部分费用。没有其他资助的人员除外(例如退休人员或雇主拒绝提供资助的人员)。
- 扶轮社将资助总统国际及分会会议的交通、餐费报销及其他杂费，但主办分会及国际学会将提供住宿及登记费用。
- 该协会将向工作人员提供预付信用卡，以支付所要求的支持，协会可以为那些无法获得现金报销的人购买机票。干事的旅行计划不得超过执行主任核可的数额。最高膳食覆盖范围将相当于联邦每日费率。
- 其他会议将视乎整体差旅预算而定，并优先考虑那些提供部分支援或由扶轮社社长决定为推动扶轮社使命增加最大价值的会议。
预期的旅行:下列会议/活动被定义为官员参与的核心期望的一部分。其他会议将按照上述指导意见考虑。
总统:年会、年中会议(如有)、Bethesda秋季会议、分部会议、国际会议(如澳大利亚鱼类生物学学会、中国渔业学会、韩国渔业与水产科学学会、日本渔业科学学会、不列颠群岛渔业学会、巴西鱼类学学会奇数年)。BOB国际体育
直接的前任主席:年会，Bethesda秋季会议，年中会议(如果有的话)，以及面对面的学会工作人员面试。如果可能的话，前总统将在贝塞斯达秋季会议期间对工作人员进行采访。如果总统不能出席会议，他/她可以代表协会出席会议。
当选总统，第一副总统和第二副总统:年会，Bethesda秋季会议，年中会议(如果举行)。如果总统不能出席会议，这些人员可代表协会出席会议。
即将上任的第二副总统:他/她将就职的年度会议。返回菜单
背景
BOB中国官方下载美国渔业BOB国际体育学会聘请一名执行董事担任协会秘书和司库，管理协会的日常活动，实施协会政策，推进协会章程、规则和程序以及理事会指令中规定的协会目标。AFS理事会确定基本工资、其他薪酬和执行董事的职责，而执行董事则确定协会其他员工的基本工资和其他薪酬(AFS章程和规则，2009年9月1日)。
参考AFS战略计划，了解当前环境中其他问题的总结，这些问题也可能影响AFS未来的领导层。
接班人计划(改编自Wolfred 2008，节选如下)
继任计划是一种风险管理实践，对于确保像AFS这样的组织的生存能力至关重要。继任计划既能激励董事会，也能让董事会感到安心，因为继任计划为高层战略制定提供了机会。许多非营利组织由婴儿潮一代的高管领导，下一代领导者可能会有新的想法和方法来为组织开展业务。最有可能接管领导职位的X一代和Y一代的领导人可能会寻求重组执行董事的角色，以适应这一代人的生活方式，他们寻求在工作生活和个人生活之间取得健康的平衡，并致力于共享或协作的领导。
继任计划有三种方法:1)战略领导者培养，2)紧急继任计划，3)离职定义的继任计划。战略领导者培养，这应该是所有专业人士的持续努力，重点关注并定义组织的战略愿景，确定实现愿景所需的领导和管理，并招聘和维持拥有或希望发展这些技能的个人。紧急接班计划当执行董事或其他领导意外离职时使用。Departure-defined继承计划是指长期领导提前两年或两年以上宣布离职的情况。这种类型的规划确定了组织未来的目标，确定了实现这些目标所需的信息或工具，并致力于建设组织的能力，以维持未来的资金和项目。
对于执行董事任期较长且离职日期明确的组织，建议采用离职定义继任计划。出发前至少需要18个月的准备工作。这一规划工作的目标是建立领导力量，并通过评估组织的特征、资源及其状态，帮助促进成功寻找新的领导。即将离职的执行董事应该考虑有关他的遗产、未来的职业规划和个人财务状况的问题。即将离任的执行董事的最后两项领导任务是“放手的领导”和“准备道路的领导”。一个组织也必须让它的执行董事离开，提供一个充分和慷慨的告别。关键的第一步是进行“可持续性审计”，这是对行政运作和资源关系的调查。此审计确定了可能抑制组织运作的组织脆弱性关键点。高风险情况是指执行董事承担了“任何需要做的事情”，这相当于执行董事承担了不止一项工作，几乎不可能更换他或她。这种情况可能需要进行行政改组，其中可能包括设立一个新的管理职位，以承担目前行政部门的一些职能。 The organization should look at how leadership can be cooperatively shared throughout the organization to reduce dependency on the executive and take advantage of staff development opportunities. The successor will thrive if he or she inherits a doable job description with a competent team that shares management and leadership responsibilities. To accomplish succession planning, a special committee should be appointed and act on behalf of the Governing Board to provide oversight of the succession planning process and craft a succession plan for the board to review and approve.
Wolfred建议，当为长期执行董事制定继任计划时，组织应该考虑以下活动，这些活动解决了有助于下一任执行董事成功的关键因素。Wolfred列出的“离职定义继任计划的具体细节”如下:
- 为即将离职的急诊科员工处理个人及专业障碍，例如:
- 未来就业问题;
- 退休储蓄不足;
- 当前工作中未完成的工作;和/或
- 失去与当前工作相关的身份和地位。
- 在与离职ED讨论并达成一致后，确定离职日期。
- 成立一个继任计划委员会。
- 准备一份沟通计划(多快告诉谁，用什么方式)。
- 通过“可持续性审计”确定组织的脆弱性。
- 设计和实现策略以解决漏洞。
- 确定公司三到五年的战略方向。
- 根据战略方向所要求的组织弱点和技能，巩固管理团队。
- 培养董事会的领导能力。
- 备份重要的高管关系。
- 让财务井然有序。
- 建立财务储备，确保多年计划资金。
- 如果设立了ED的名誉退休角色，就其参数达成一致。
- 帮助制定高管搜索策略;也就是说，决定是否使用高管招聘人员。
继任准备清单
Wolfred指出:“当下列条件具备时，一个组织可以预期在任何可能发生的情况下相对平稳地过渡到新的领导层。组织可能会确定当前运营中缺乏以下哪些要素，然后制定“继任计划”或“能力建设计划”，规定填补空白的活动和时间表。然后，组织就为可预见或不可预见的领导层过渡做好了准备。”Wolfred的继任准备清单如下:
- 制定战略计划，包括近期(最多3年)的目标和目标，包括领导人才发展的目标。
- 董事会每年对执行董事的总体表现和战略目标的实现情况进行评估。
- 根据其年度自我评估，该委员会正在令人满意地履行其主要治理工作——财务监督、行政支持和监督、政策制定和战略规划。
- 根据年度评估，该高管的直接报告被认为是其职位的扎实技能。
- 作为一个高绩效团队的最高管理阶层:
- 具有坚实的团队文化，使成员相互支持，能够作为一个团队高效、和谐地达成决策;
- 在所有主要的组织决策中，与执行人员分享组织的领导权;
- 能在执行者缺席的情况下领导组织;而且
- 有权在各自的责任范围内作出和执行决定。
- 另一名工作人员或官员分享由行政部门维持的重要外部关系(主要捐助者、资助者、社区领导人)。
- 财务储备已到位，至少有一年的运营资本。
- 金融系统符合行业标准。财务报告是最新的，为董事会和负责组织财务实力和生存能力的高级管理人员提供所需的数据。
- 关键的管理系统有操作手册，很容易获取，而且是最新的。
- 高级项目人员已经以书面形式记录了他们的主要活动，并确定了另一名可以在紧急情况下履行职责的工作人员。
参考资料及资源
沃尔弗雷德，2008。建立领导型组织:非营利组织的继任计划。行政过渡专著系列，第6卷。安妮·e·凯西基金会，马里兰州巴尔的摩。返回菜单
目的:本文件概述了AFS执行主任完成年度绩效评估时应遵循的流程。
根据目前合同的措辞，协会选出的五名干事将在每年的协会年会上审查执行主任的业绩。这项评价将根据在审查期间开始时以书面形式向执行主任提出的业绩标准和目标进行。绩效等级为:
- 超过了预期:在所有工作要素上都超出预期。
- 精通:满足所有(可能超过某些)工作要素。
- 令人不满意的:无正当理由未能满足一项或多项工作要素。
AFS主席将在所有当选官员的参与下领导年度绩效评估。该过程将包含以下几个文档元素:
- 执行董事对工作计划绩效的自我评估(应在年会前三至四周完成)。
- 各办公室部门主管在人事管理方面的长处和短处摘要(由前任主席编制)。
- 理事会成员个人工作计划绩效评估(AFS主席将向理事会发送一份备忘录，要求提前向AFS主席提交意见，并提醒理事会有机会在年度理事会会议的私下会议上提供意见)。
AFS主席将在年会前三到四周收集评估和意见，并在年会前向当选官员提交一份总结。在年度会议上，官员们将聚集在一起对评估进行正式讨论，并准备一份总结评估和绩效等级建议。理事会成员的其他意见将在理事会的摄像会议上征求，AFS主席将总结官员的评估和建议。在讨论和其他反馈后，AFS主席将与执行主任分享总结评估和建议，并将书面总结放在执行主任的人事档案中。
在所有年份，AFS主席也将在协会的中期会议期间，在选举官员的参与下，对执行主任进行简短的中期评估。在这个时候，理事会将被允许对执行主任的表现发表评论在相机中期会议期间举行的会议。该资料将由论坛主席总结并送交执行主任，以协助确定需要中期修正的项目或确认突出的成就。
执行董事薪酬决定
目的:本文件作为与AFS执行董事完成薪酬谈判过程的大纲。
执行董事的表现将在每年的协会年会上由协会选出的五(5)名干事审查。这项评价将根据执行主任在审查期间开始时以书面提出并经学会干事同意的业绩标准和目标。工作表现一般由以下工作要素来评判:
- 作为本会的业务经理，有效地管理本会的日常活动、业务运作及职员聘任;
- 作为本会秘书，准确维护本会的正式记录及通讯;
- 行政人员作为学会的司库，在管理学会的财务状况和资源方面表现出高度的受托责任;
- 参与并促进各单位、会员、工作人员及其他协会主办单位之间负责、及时的沟通和信息传递;
- 根据现有的战略计划，领导实现协会的战略方向。
年度绩效等级评估如下:
- 例外:在涉及协会业务、管理和领导的所有工作要素上都超出预期。
- 精通:满足所有工作要素的要求，至少在某些方面表现出色。
- 完全满意的:在所有工作方面都能达到预期。
- 不满意:无正当理由不符合一项或多项工作要素;将有六个月的时间来改善业绩，否则将导致合同协议被取消。
合同协议中执行人员每个日历年的工资将取决于当选官员的年度绩效审查，以及该日历年授予华盛顿特区美国联邦执行人员的生活费用调整百分比(COLA)。根据与执行人员年度工作计划相关的表现，可酌情授予年度加薪。新的年薪是通过首先应用酌情增加的绩效，然后是适当的华盛顿特区COLA(包括当地差异)来计算的。
理事会审查和核可年度预算，其中将执行主任的薪金列入人事薪金的单一预算项目(即不单独提供执行主任的薪金)。返回菜单
董事会
目的
理事会是本会运作的最高权威机构。它相当于一个董事会，为学会决定政策，授权其运作，雇用其执行董事，并作出财务决定。理事会决定学会政策，领导学会战略规划计划，并审查需要会员批准的学会业务事项
作文及会议
理事会由有表决权和无表决权的成员组成。有表决权的会员是五个选举产生的学会职员，四个分会的会长及当选会长，以及在上一个历年年底拥有至少50名会员的所有分会的会长。无表决权的会员包括成员少于50人的分会会长、教育分会学生分部总统、分会会长、宪法顾问和学会执行理事。
理事会通常每年在三个不同的时间和两个地点举行会议。两次秋季会议与协会年会同时举行。它们通常包括在学会年会前举行一天的会议和在年会结束时举行半天的会议;后者(指定为下届理事会会议)包括新当选的官员，新的分部会长和候任会长，新的分部会长和其他代表。第三次会议将在春季的某一天举行，地点由AFS主席与执行主任协商确定。
学会会长主持理事会会议。每次会议都按照执行主任和AFS主席共同拟定的议程进行。最新版本的罗伯特的议事规则是会议的正式指导方针。
会议对协会成员开放，他们可以作为主席认可的嘉宾观察和参与讨论。嘉宾不得投票或介绍议程项目。理事会可进入一个封闭的(在相机)会议(即只由干事、科及科代表及政制顾问出席)，讨论人事事宜，但主席必须在闭门会议结束后立即记录及公布结果。宪法顾问出席秘密会议，就议会程序提供意见。
会员和非会员的议会权利概述如下:
执行董事-无表决权成员，不能作报告，不能提出动议，也不出席会议在相机因为可能会进行人事审查。
宪法顾问-无表决权成员，可提出议程项目，但不能提出动议，出席会议在相机议会援助会议。作为活跃会员，宪制顾问可在本会周年业务会议上提出议案。
干事、部门总裁和候任总裁-有表决权的会员，可提出议程和动议，并出席在相机会话。
总统节-有表决权的成员，如果该小组有至少50名活跃成员，无论小组大小，都可以提出议程项目和动议，并参加在相机会话。
章校长-无表决权成员，可以作为理事会成员提出和讨论议程项目，不能提出动议，也不参加会议在相机会话。分会不参与投票，因为他们在理事会中只有来自本分会的两名有投票权的成员。
教育组学生组主席-无表决权成员，可以作为理事会成员提出和讨论议程项目，不能提出动议，也不参加会议在相机会话。
客人-非成员，无投票权，不能提出议程项目或提出动议，不参加在相机只有在得到主席认可的情况下才能发言。
委员会主席-提交报告，只有同时担任理事会成员(双重角色)才能提出动议。无论理事会成员如何，都不需要第二个，除非它是一个由一人组成的委员会。返回菜单
理事会会议除新旧业务外，通常还涉及一组特定的议程项目。通常会有下列议程项目:
- 由AFS主席下令
- AFS主席讲话
- 法定人数的裁定
- 客人及访客介绍
- 执行主任报告
- 部门报告
- 部分报告
- 常务委员会报告
- 特别委员会报告
- 审计员报告(仅春季)
- 其他业务
理事会成员的职责
理事负有代表其选民(即选举他们的分会、分部或科成员)和代表整个协会的双重责任。这是一个敏感的角色，需要对AFS和渔业专业能够并应该成为什么样的人有一个长期的形象。BOB国际体育这个团体和每个成员，无论是投票的还是不投票的，其重要性怎么强调都不为过。理事会的重点是涉及战略政策和规划的问题，以及影响AFS章程和规则的事项。
理事会的每位成员(分会会长除外)有以下具体职责:
- 参加两次秋季会议(第二次会议是在年度业务会议之后即将召开的理事会会议)和春季委员会会议，AFS不提供经济补偿。
- 如果不可能出席，指定一个候补。候补法官必须按照《宪法》第四条第一款c项的规定任命。
- 在参加会议之前，仔细阅读议程和相关文件，注意讨论的重点。
- 在适当的情况下，根据本程序其他部分描述的指导方针，准备一份代表单位的报告，如果被要求，在会议上口头总结报告。
- 与单位官员、理事会和成员协商，确定他们对议程项目的意见，以便讨论和投票将尽可能代表成员。
- 在收到报告要求之前或立即向AFS主席和执行主任提交额外的议程项目。所有建议的议程项目都必须附有背景材料，并应大致按照程序其他部分所述的形式编制。
- 在理事会会议上，确保听取有关议程项目的重要信息，但消除冗余。每个人就每个项目发言，或者在没有充分讨论的情况下对任何项目采取行动，都会适得其反。
- 的最新版本罗伯特的议事规则，这是理事会运作的基础。如果你不遵守这些规则，你就会被判违反规则。
- 认识到在讨论一个话题之前，需要一个动议和第二个动议。扩大的探索性讨论是不允许的，更重要的是，作为广泛议程的一部分是不实际的。
- 在委员会开会期间保持注意。如果你有破坏性或不礼貌的行为，你可能会被主席斥责。
- 将理事会行动的结果报告给该单位的成员，特别是那些直接受这些行动影响的人(如委员会主席)。
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管理委员会
管理委员会作为理事会的执行委员会，监督社会活动，以确保理事会批准的政策和计划得到适当执行，并在这些工作中指导执行主任。管理委员会每月开会，处理对学会运作的一般监督，包括预算核准;执行主任活动，并通过他/她负责工作人员活动;社会层面会议;与会员、外部合作伙伴和政府实体的沟通;以及与社会程序有关和影响社会程序的事项。管理委员会向理事会报告所有决定;但是，理事会在多数人批准的情况下，保留讨论这些决定的能力。
管理委员会成员包括:
- AFS主席(主席)，当选总统，第一副总裁，第二副总裁，前任总裁。
- 两个司的主席和两个备选司的候任主席。
- 当选总统在其总统任期内仍在委员会任职，通常在轮换委员会之前参加四次管理委员会会议。如获委任的部门人员在该年内由当选人转为总裁，则该人员将保留其在管理委员会的任命。这确保了委员会成员的连续性。通常，南部分区和东北分区的当选总统在偶数年开始他们的工作，而西部和北部中部分区的当选总统在奇数年开始他们的工作。
- 四名理事会成员(可投票或不投票)，由理事会选出，作为管理委员会的投票成员;而且
- 执行董事，宪法顾问和其他AFS主席可以任命(在理事会和管理委员会无投票权)。
由于管理委员会会议的频率和每次会议可能讨论和解决的议题的数量，连续性是委员会有效运作的一个重要方面。因此，在委员会成员不能参加会议的情况下，不允许进行代理。
管理委员会成员的职责
虽然本司代表履行其办公室的职能，但各科的任命人员是在理事会同事的信任下选举进入该委员会的。因此，他们是作为个人挑选的，如果科干事在年内发生变动，他们的继任者不会自动取代他们。来自各科的任命人员在管理委员会事务上有充分的投票特权，无论该各科是否在理事会上有投票权。
管理委员会每月通过电话会议(根据需要)在AFS主席确定的时间(例如，每月的第三个星期二，东部时间下午1:00)进行沟通，讨论问题，必要时通过电子邮件。AFS总裁将确认通话时间(或取消)，并建立通话日程。管理委员会成员应在不迟于预定电话会议10天前提交议程项目。AFS主席应在会议召开前一周内向管理委员会提供会议议程。管理委员会成员还在年中会议(通常在3月初举行)和协会年会上开会处理业务。这些会议一般在理事会会议(周五)和理事会会议(周六)之前的周四下午举行。由于理事会不举行休养会，委员会将于周五下午举行会议。管理委员会的所有会议记录将与理事会共享。
在每月会议期间，管理委员会审查执行主任的概算，批准例行动议，并在适当时提出建议，供理事会核准。每季度对AFS财务进行深入审查。预算审查包括以下内容:详细审议执行主任提议的对AFS服务的会费、费用和其他收费的改变;任何涉及财政问题的建议;审查储备基金的状况;以及为新举措提供资金指导。
管理委员会与执行董事和AFS投资委员会一起，负责确保投资政策和目标声明中的政策和指导方针的实施，该声明管理着AFS的长期投资。管理委员会可建议对本声明的目标和政策进行修改，如有必要，可寻求理事会的批准。
当AFS各单位要求种子资金支持单位会议时，管理委员会有权批准最高10,000美元的此类请求(种子资金将从会议收入中返还给AFS)。
管理委员会还审查并建议总统Elect的工作计划，以供理事会批准。返回菜单
利益冲突政策和程序
以下政策和程序的目的是防止美国渔业学会(AFS)官员、董事会成员或工作人员的个人利益干扰他们在AFS的职责履行，或导致这些人以AFS或其成员、支持者和其他利益相关者为代价获得个人财务BOB中国官方下载、专业或政治利益。BOB国际体育
定义
- 利益冲突(也作Conflict)指个人私人利益与受信任的人的官方责任之间的冲突，或冲突的感觉或表象。处于信任地位的人员包括AFS的工作人员、官员和董事会成员。
- 董事会指AFS理事会。
- 官指经选举或委任的AFS人员。
- 职员或雇员(包括兼职人员)指全部或部分入息均由AFS支付的人士。
政策
AFS的政策是，董事会、管理人员和员工应避免他们自己的个人利益与协会利益之间发生任何实际或明显的冲突。当董事、官员或员工参与决策、采取行动或有个人利益时，可能会出现利益冲突，这些利益可能会干扰他或她在组织中客观有效地工作。例如，董事、管理人员和员工在与成员、供应商、客户、竞争对手、政府机构和其他第三方打交道时应避免实际或明显的冲突。
程序
- 在所有可能存在利益冲突的情况下，有关各方应以书面通知向董事会管理委员会作出充分披露，包括但不限于以下情况:
- 高级人员或董事会成员与另一高级人员、董事会成员或工作人员有血缘关系、婚姻关系或家庭关系。
- 具有监督职能的工作人员与其所监督的另一工作人员有亲属关系。
- 董事会成员，与其有利益关系的组织，或该组织的工作人员，将从AFS相关交易中受益，或从AFS获得任何货物或服务分包合同的付款，而不是作为她/他的正常工作职责的一部分，或作为章程和董事会政策规定的合理费用报销。
- 在充分披露可能的利益冲突或上述第1项所列的任何条件后，AFS管理委员会应确定是否存在利益冲突，如果存在，董事会应投票授权或拒绝交易，或采取任何其他被认为必要的行动来解决冲突并保护AFS的最佳利益。即使无利害关系的董事人数少于法定人数，只要至少有一名表示同意的董事无利害关系，两次投票均应以多数票进行，不计算任何有利害关系的董事的票数。所采取的任何行动均应反映在管理委员会和董事会的正式会议记录中。
- 正式考虑加入AFS的董事会成员必须暂时离开董事会，直到该职位被填补为止。[此程序也适用于董事会成员的血缘、婚姻或家庭伙伴关系的亲属在AFS就业的情况。此类休假将在董事会成员的当选任期内进行，该任期不会因休假而延长。正式考虑在AFS工作的董事会成员[或与寻求就业的个人有关]必须向AFS总部办公室的AFS执行董事提交临时休假的书面请求，并注明休假的时间。执行主任将把这一要求通知亚洲论坛主席。总统将把请求提交管理委员会进行处理。该要求以及采取的任何行动应反映在管理委员会和董事会的正式会议记录中。
- 有兴趣的董事会成员、管理人员或工作人员不得参加管理委员会或理事会，或其任何委员会或小组委员会的任何讨论或辩论，其中讨论的主题是合同、交易或可能存在感知或实际利益冲突的情况。但是，他们可以在讨论或辩论中提供澄清信息，除非有任何在场的董事会或委员会成员反对。
- 任何有权决定AFS资源支出的人(例如，购买或合同等交易)——也会从该决定中受益的人——都有义务在冲突发生(或变得明显)时立即披露冲突;他/她不应参与有关行动的任何最终决定。
- 本政策一经通过和/或开始与AFS建立关系或正式通过规定政策时，应向所有董事会成员和工作人员分发一份副本。每位董事会成员、高级职员和工作人员应在利益冲突披露表公布时和/或在其任职或受雇期开始时签署并填写日期，其后每年签署一次。签名失败并不表示策略无效。
所有指定方必须每年提交本政策和披露表格。
基于非营利性协会全国理事会提供的材料的文件
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利益冲突-披露表格
此表格必须每年由上述AFS利益冲突政策声明中确定的所有指定方提交(由AFS理事会批准)日期)．请填写以下阴影部分，打印并签署表格，并按如下所示将表格交回AFS总部。
我没有什么利益冲突要上报
本人有以下利益冲突需要报告(如有需要，请在表格框内填写):
我在此签名，证明我已理解本政策的含义。
签名
全名
日期
填妥表格交回AFS总部:
AFS
收信人:丹尼斯·斯宾塞
格罗夫纳巷5410号，110室
贝塞斯达，马里兰州20814
或传真至:301-897-8096
基于非营利性协会全国理事会提供的材料的文件
管治及旅游委员会
目的:
成立AFS特别委员会的必要性是在2007年亚特兰大AFS理事会年中会议期间认识到的。委员会的目的是投资于理事会成员的专业发展，提供资金协助前往年中会议。理事会在2008年批准了一项2万美元的预算项目;此外，理事会规定申请人的单位或雇主必须提供一定程度的配套资金。50%的匹配不是必须的;少量的配套资金是可以接受的。GB承认，对于一些人来说，参加年中会议的旅行是一个问题。许多机构认为这次会议完全是AFS的业务，不一定对他们的组织有利。此外，许多较小的分会也缺乏资源来支持其会长出席年中会议的旅费。
成分:
主席和两名成员由AFS主席任命，任期三年，每年更换一名成员。这3人分别是曾担任过a科、a大科、b小科会长的人。
职责:
治理旅行委员会负责制定一套标准，征求理事会成员的申请，审查和评估申请，并向总统和执行董事提供旅行奖获得者名单。委员会的工作应在每年1月14日之前完成。返回菜单
操作指南
选择标准
理事会成员或由各分部(8名成员)及各分部(22名成员)(包括学生分部的总统)正式指定的代理人可申请助学金。
优先考虑在申请旅费补助金时所述的最需要的单位。财政资源有限的较小单位优先级最高，而部门优先级最低。
如果成功提交的资助超过预算，所有申请将按比例分配。申请递交程序
每笔拨款申请都应附上一份需求说明，说明雇主或单位不能提供全额偿还。
应与差旅津贴申请一起提交分项预算，并使用最佳差旅费用估计数。
应明确说明由个人、单位或雇主提供的某些旅行支持(最低10%)。
时间线
申请呼吁将在11月中旬之前发送给理事会成员，主席需要在1月1日之前通过电子邮件收到旅行补助金申请。被选中接受旅行补助的个人将在1月14日前收到通知。
实际报销费用将在会议结束后30天内提交给AFS总监，包括旅行规则中列出的所有必要收据。
报销规则
- 除非另有说明，否则膳食、酒店和里程报销费率一般遵循联邦报销(美国)旅行政策。
- 应要求提供所有费用的分项收据(副本也可以)，但根据联邦每日津贴准则报销的里程和餐费除外。出发和返回时间必须列在您的费用凭证上。
- 在此费率下提出的索赔将不需要餐食收据。旅行日(第一天和最后一天)的费率通常是该地点最高费率的3 / 4。
- 出差时的电话费将得到报销，而且主要用于商务目的。认识到为了工作的利益而过夜旅行需要离开家庭;您的住所将被允许收取合理的费用，但应受到限制。
- 费用必须按日期分项列出，并注明旅行目的。
- 除非事先获得许可，否则所有航空旅行都应按所选航空公司所能获得的尽可能低的价格进行。一般来说，这意味着经济舱/经济舱的价格。如果有必要，商业航空公司收取的机票改签费是允许的费用。目的是在1月中旬之前颁发旅行补助金，并通知人们，以便获得负担得起的机票。
- 使用个人车辆的里程将按现行联邦费率支付。每天必须列出起始地点和结束目的地，以及总行驶里程。
- 杂项费用应记录在案，并附有收据，必须用于商业目的，才有资格获得报销。
- 对于来自不同国家的游客，请使用基于网络的货币兑换工具来计算汇率，例如:http://www.xe.com/ucc/．
- AFS保留拒绝报销超出本保单规定限额的任何费用或没有适当文件的索赔的权利。
编写提交理事会报告的准则
各单位每年向理事会提交两次报告，一次是在通常于3月举行的年中会议上，另一次是在通常于8月或9月举行的AFS年会上。大多数委员会和单位在年中会议之前都没有完成工作，可能没有行动项目提交。但是，执行局收到所有单位的进度报告和本年度剩余时间的计划是很有帮助的。每个委员会应向理事会提交一份进度报告。
这些报告包括简报，它将以电子方式发送，并在会议前几周在我们的网站上提供，以便与会者审查报告，并为讨论做好准备。为了满足这个邮寄时间表，协会办公室需要在会议前几周收到所有报告。每次会议的具体截止日期将至少提前2个月提供。
使用下面的格式，这将有助于区分具有政策和/或财务影响的动议，以及供AFS工作人员、执行董事、官员或其他理事会成员考虑的一般活动报告和建议。这种格式还将帮助我们参考AFS战略计划结构内所有委员会和单位的活动。理事会应就涉及政策和(或)财务问题采取行动。本会的程序或日常运作事宜由其他机制处理。
请每一份运动报告不超过2页．每份“动议”报告应清楚说明该动议是什么(AFS将采取的政策或财务行动)，并提供动议的理由和背景。动议的具体陈述必须简洁明了，并清楚地表明AFS被要求采取什么政策或预算行动。如果这是一个复杂的问题，或一个由较长的报告造成的问题，请将背景报告作为单独的附录文件提供。
动议报告应涉及你所在单位希望学会批准的重要政策或预算决定。动议只包括需要理事会投票的项目(例如，涉及财政问题的项目，协会的政策问题)。不包括供管理委员会审议的动议“建议”，要求提供额外信息，或一般性鼓励其他单位或个人参加某一特定活动。这些属于下面第4项中提到的单独的“活动”报告。
为活动报告，或载有建议或建议供进一步考虑的报告(但不包括正式动议)，请把你的报告限制在不超过5页．如果您觉得需要额外的信息，请提供一个单独的附录文件。
审议的动议必须在截止日期前收到(见“提交理事会的报告”一节)，并且必须有一名单位代表出席，提出动议并回答有关问题。这一要求是必要的，以确保委员会作出知情的决定。如果你所在的委员会或单位没有人到场，请提前安排一名替补，并确保你的替补充分了解问题。
提交理事会的半年度报告的最后一项是提醒所有单位干事提供年度财务摘要报告。这份报告不会抄送理事会，但会由学会行政及财务主任审阅并存档。这个项目对我们整个社会的审计和税务状况非常重要。请务必把你的财务报告送来。返回菜单
(请包括所有部分-如果有部分故意为空白，请注明“无报告”)
TO: AFS总裁
来自:单位总裁或委员会主席姓名，单位名称
日期:提交日期
- 运动报告(最多2页）
(A)建议动议:(清楚而简洁地陈述你希望AFS作出的具体行动/决定。)
(B)少数意见:(简要描述贵单位内部反对该动议的任何不同意见。)
(C)动议的背景:(解释为什么需要动议——要解决什么问题，或者要抓住什么机会。为什么这对AFS很重要?)
活动报告(最多5页)
(一)主管或年度工作计划:
(B) 2005-2009年AFS战略计划中按重点领域组织的成果和成就摘要，并参考适当的目标、战略和目标(尽可能)(www.BOB国际体育www.aka-wood.com)．请尽可能具体，但我们理解，在AFS战略计划中列出的重点领域和目标之外，可能很难描述您的单位活动，但这样做将极大地促进协会努力监督计划目标的进展。重点领域包括:
信息传递和推广
会员服务
水管理
(C)未来考虑的建议或建议:简要地包括你对AFS内其他个人或单位的任何建议，以回应你所在单位的活动，提供你所在单位需要的额外信息，考虑AFS可能参与的未来活动，或挑战其他单位采取某些举措。
3财务状况(只提供给学会财务主任，不会抄送于简报册内)
行政及财务主任需要此资料以确认本会的非牟利性质。请提供贵单位上一会计年度的年度财务报告副本。本节将不分发，但将由AFS行政和财务主任审查和归档。
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向理事会提交的年中报告
致:艾拉·阿德尔曼，AFS总裁
收信人:渔业管理科总裁Steve RideoutBOB国际体育
日期:2003年2月15日
- 运动报告:
(A)建议动议:动议美国渔业学会支持可持续林业倡议的意图，并建议该倡BOB中国官方下载议可以通BOB国际体育过以下方式得到加强:A)选举一名美国渔业学会成员加入SFI外部审查小组;b)寻求AFS积极参与现场认证评审;c)改善SFI河岸和道路标准。
(B)少数人观点:不适用
(C)动议背景:见本报告附件，该科成员Tom McMahon给该科主席Steve Rideout的备忘录。我们鼓励理事会批准一项动议，认可可持续林业倡议的意图，并特别寻求选举一名AFS成员进入外部审查小组，并通过渔业管理科和各司/分会制定一套程序，参与“实地”认证审查，并提出改进SFI河岸和道路标准的建议。BOB国际体育我们建议写信给美国森林和造纸协会的AFS主席(或适当的官员或董事)和/或监督可持续林业倡议的其他组织，以适当地表达AFS的支持。
- 活动报告
(A)费用或年度工作计划:没有规定具体的费用或工作计划。
(B)战略计划中按重点领域组织的成果和成就摘要，并引用适当的目标、战略和指标。
信息传递和推广
目标3.1。我们为第四届世界渔业大会做出了贡献(见下文其他信息)。BOB国际体育
目标3.1。由于Fred Janssen的努力，以及候任主席Dave Willis、前任主席Tim Hess和财政部长Dirk Miller的大力投入，我们将通过我们部门的网站引入资金申请程序。这将为接收请求提供一个通用的格式和工具，并防止在我们的年度业务会议期间，有时在最后一刻出现拥挤。
会员服务
目标2.2。前任主席蒂姆·赫斯(Tim Hess)正在牵头举办一场题为“利用新的州野生动物拨款和土地所有者激励计划来改善鱼类和其他水生物种的栖息地”的研讨会。
目标1.3。该科成员投票支持该科一名国际成员出席第四届世界渔业大会的旅费。BOB国际体育前任主席Tim Hess监督了来自德国的FMS部门成员Robert Arlinghaus成功申请参加今年5月举行的第四届世界渔业大会。BOB国际体育此外，该科还向世界粮食理事会捐款2 500美元。
水管理
目标1.1。该科被要求审查美国森林和造纸协会的可持续林业倡议。小组成员Tom McMahon(蒙大拿州分会)领导了审查，并为AFS考虑提供了分析(见附件)。如本报告开头所述，他的建议的某些方面已列入拟议的动议。
目标1.4、3.3和ITO目标2.3。今年三月，本组将再次主办国际鲑鱼生境改善研讨会(今年第15届)。前会长Don Duff将积极参与3月在盐湖城举行的AFS西部分部年会之后的研讨会。
(C)今后审议的建议或建议:该科要求其他渔业局单位向世界渔业大会提供财政支助。BOB国际体育
3财务状况(只提供给学会财务主任，不会抄送于简报内):由单位财务主管提供给AFS行政和财务总监。返回菜单
电子投票程序
答:目的
规定AFS会员和理事会对问题进行电子投票，以使会员更广泛地参与，并使理事会更及时地作出决策。
b .背景
尽管会议在欧洲大陆轮流举行，会议注册费也尽可能地保持在较低水平，但对于大部分会员来说，参加年会的商务会议的费用仍然很高。这阻碍了许多AFS成员定期参加年会。一个协会商业会议的典型出席人数从300-500人不等，不到会员总数的5%。
出席人数有限同样也会影响年度会议上所表决项目的讨论和通过，因为参加会议的成员比例很小，而且可能存在地域偏见。此外，鼓励国际发展和社会参与需要调整职能，以适应这些成员在更多层次的参与。
由于这些原因，对重要问题的决策，如宪法或规则修正案、接受决议或资源政策声明、官员选举和其他实质性问题，可以通过电子方式进行，以使AFS成员尽可能多地参与。
虽然AFS全体会员的电子投票允许更多地参与协会的决策，但理事会的电子投票有助于理事会比半年会更频繁地做出重要决策，并允许在半年会之外处理日常事务的决定，从而减少这些会议所需的时间。
任何需要AFS成员或理事会投票的问题都可以通过电子方式进行。但是，对于预计会引起争议的问题，应慎重考虑电子投票，因为可能需要面对面讨论来解决争议。
除了AFS会员请愿提出的全民公决(AFS章程，第VI.6.A条)，所有需要AFS会员投票的提案必须首先得到理事会的批准。因此，下面描述的电子投票程序分为AFS成员的电子投票程序和理事会的电子投票程序。
C.电子投票程序
- 全AFS会员电子投票
- 批准提交一个问题进行电子投票当理事会批准了一项需要AFS成员后续批准的动议时，AFS主席将寻求第二项动议，将先前通过的动议提交给AFS成员进行电子投票。如果第二项动议获得通过，则第一项动议将按照C.1.b节所述的程序提交AFS成员进行电子投票。(下图)。如果电子投票动议失败，则第一个动议必须在AFS章程中规定的通知下，在随后的年度业务会议上提交给会员。
- 投票审核员监督电子投票过程，无论是由AFS信息技术人员还是外部服务提供商提供。通过AFS列表向会员提供通知，同时至少提供一份理事会批准的动议、提案或修正案的副本，并在AFS论坛上发布，以及根据该类型问题概述的流程进行初步评论的时间限制(例如，至少提前30天通知宪法修正案)。建议及通知也可在BOB国际体育，如果有必要的话。
- 修订提案在评议期结束时，如果对话是实质性的，理事会在AFS主席的指示下，重新考虑提案，通过适当的修正案，并提出C.1.b节所述的修订动议。理事会认为，只要讨论中出现新的情况，就将重申该建议，并提出新的答复时限。
- 当AFS主席判断进一步讨论该问题没有意义时，提议进行电子投票，并设定30天的投票截止日期。最终动议的措辞和投票截止日期至少必须通过电子方式向会员和AFS网站公布。投票实行一人一票，不允许代理投票。AFS总部将确认每位选民的活跃成员身份。必须使用适当的机制确保选民保密。将编列经费，供任何成员要求时邮寄纸质选票。
- 要求电子投票要具有结论性，投票人数必须达到法定人数和该类型议题所需的批准百分比(例如，从事本会业务需要50名活跃会员，修宪需要2/3以上)。
- 投票选项电子投票选项为:赞成/反对/弃权/重新讨论。如果选民认为对问题的审查没有达到他们的满意程度，因此希望重新开始讨论，则应选择重新开始讨论选项。
- 重新讨论的结果如果大多数人投票赞成重新讨论，则电子投票将被取消，该过程将恢复到讨论阶段，或由AFS主席自行决定交由面对面会议进行。
- 批准投票的条件一项动议若获过半数选民投赞成票即获通过。对于协会章程所要求的多数决定，该规则将适用。
- 投票结果的宣布投票审计员确定电子投票的结果，并将结果传达给AFS主席。AFS会长确认结果，并将最终动议和结果传达给执行董事，以便记录在后续会议的相关记录中，例如下一个年中理事会或协会业务会议。(电子投票将代替会议上的投票，而不是在亲自投票之外进行。)最后的动议或行动须陈述，所有投票结果须于下一期的BOB国际体育以及AFS网站。
- 理事会电子投票
- 批准提交议题进行电子投票需要理事会投票的提案一般来自各单位和委员会的半年度报告，这些报告在理事会年中会议和年会之前在简报簿中提出。这些建议通常在这两次会议上得到解决。然而，管理委员会全年定期召开电话会议，需要理事会批准的提案偶尔会在这些会议中出现。经管理委员会批准后，AFS主席将以电子方式通知理事会即将进行的投票。
- AFS主席监督电子投票过程。通知将通过电子邮件发送给理事会成员，并将提案副本发布到AFS论坛，并有两周的初始评论时间限制。
- 修订提案在评议期结束时，如果对话是实质性的，理事会在AFS主席的指示下，重新考虑提案，提出适当的修正案，并重新发布该项目以继续讨论2周。在第二个两周的讨论期结束时，如果对话仍有实质性内容，而且解决方案似乎还不接近，AFS主席应寻求特权动议，将该问题推迟到下一个年中或年度会议。如果延期动议失败，则应提出主要动议的问题，并进行计票。
- 当AFS主席判断进一步讨论该问题没有意义时，该问题将进行电子投票，并设定2周的投票截止日期。最后动议的措词和表决截止日期必须以电子方式向理事会宣布。
- 要求为使电子投票具有结论性，收到的票数必须达到该类型问题所需的法定人数和批准百分比(例如，理事会成员的50%加一票和宪法修正案的3/4多数)。
- 投票选项电子投票选项为:赞成/反对/弃权/重新讨论。如果选民认为对问题的审查没有达到他们的满意程度，因此希望重新开始讨论，则应选择重新开始讨论选项。
- 重新讨论的结果如果大多数人投票赞成重新讨论，则电子投票将被取消，该过程将恢复到讨论阶段，或由AFS主席自行决定交由面对面会议进行。
- 批准投票的条件一项动议若获过半数选民投赞成票即获通过。对于AFS章程所要求的更大多数的决定，该规则将适用。
- AFS主席决定电子投票的结果(结束、重新讨论或转到面对面会议)，并将结果传达给理事会成员。执行主任指示在以后的会议，例如下一次年中理事会会议的有关记录中记录表决结果。如果该提案需要AFS会员投票才能生效，则该投票可在下次AFS年会或按上述程序通过会员电子投票获得。
页面最后更新2016年7月5日